5 ข้อต้องรู้! ก่อนซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาไว้ในออฟฟิศ

เป็นเรื่องปกติที่ทุกออฟฟิศสำนักงานต้องมีการ "ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน" ชุดใหม่เป็นประจำทุกปีอยู่แล้ว โดยเฉพาะฝ่าย HR หรือฝ่ายจัดซื้อซึ่งถือเป็นงานหลักประจำปี

ว่าแต่…แล้วฝ่าย HR หรือฝ่ายจัดซื้อ ควรมีวิธีคิดยังไงหรือพิจารณาปัจจัยใดบ้างในการซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่ตอบโจทย์มาไว้ในออฟฟิศ? 

ถ้าใครยังลังเลสงสัย ขอแนะนำให้รู้จักกับ 5 ข้อต้องรู้! ก่อนซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาไว้ในออฟฟิศ!

1. ความจำเป็นในการใช้อุปกรณ์สำนักงาน 

ฝ่าย HR หรือ ฝ่ายจัดซื้อ ต้องพิจารณาว่าแผนกใดในองค์กรบ้างที่จำเป็นต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์สำนักงานมารองรับไว้ ต้องถามให้ได้ก่อนว่า “จำเป็น” มากน้อยแค่ไหน

เปรียบเสมือนการค้นหาจุดประสงค์หลักให้เจอ รู้ Why ทำไปทำไม? ซื้ออุปกรณ์สำนักงานไปเพื่ออะไร? 

2. ความต้องการของตัวพนักงานเอง 

ฝ่าย HR หรือฝ่ายจัดซื้อ ต้องไม่คิดวิเคราะห์และด่วนสรุปด้วยตัวเอง ไม่ต่างจากการตลาดที่เราต้องออกไปพูดคุยรับฟังเสียงของลูกค้า (Social listening) เมื่อจะซื้ออุปกรณ์สำนักงานใดๆ ก็ต้องลงไปรับฟังเสียงของสมาชิกทีม

เพราะบางทีม เช่น Online Marketing Team เมื่อทำการสำรวจพูดคุยสอบถาม จึงพบว่าทำงานบนออนไลน์จนแทบไม่ได้ใช้อุปกรณ์สำนักงานแล้ว ดังนั้น งบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาให้ทีมนี้ก็อาจจะน้อยหน่อยหรืออาจแทบไม่ต้องเลยก็ได้ 

แต่เรื่องนี้ก็ไม่จริงเสมอไป เพราะต้องพิจารณาสอบถามให้รอบคอบ เพราะ Online Marketing Team บางบริษัท อาจยังใช้อุปกรณ์สำนักงานในการร่างไอเดียเบื้องต้นก่อนนำลงสู่ออนไลน์ต่อไปก็ได้

นี่ยังเป็นวิธีที่ฝ่าย HR หรือฝ่ายจัดซื้อ สร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee engagement) ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

3. ค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์สำนักงาน

การซื้ออุปกรณ์สำนักงานแต่ละครั้ง ถือเป็นการลงทุน (Investment) อย่างหนึ่งขององค์กร โดยหลักการคือ ไม่จำเป็นต้องเลือกของอุปกรณ์สำนักงานที่มีราคาถูกที่สุดเสมอไป ถ้ามีงบประมาณก็เลือกซื้ออุปกรณ์สำนักงานคุณภาพดีๆ เกรดพรีเมียมได้ แต่ต้องตอบโจทย์การใช้งาน 

อย่างไรก็ตาม เพื่อบริหารความเสี่ยงและควบคุมค่าใช้จ่ายไม่ให้บานปลาย สามารถพิจารณาเป็น 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ 

●    การซื้อ - มีค่าใช้จ่ายสูงสุด และต้องมีงบดูแลรักษาด้วย แต่เราได้สิทธิ์เป็นเจ้าของ 

●    การเช่า - ค่าใช้จ่ายมักต่ำกว่า ไม่ต้องรับผิดชอบค่าบำรุงรักษา แต่อาจมีค่าปรับกรณีสินค้าเสียหาย และเราไม่มีสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ 

4. การเก็บและดูแลรักษา 

การซื้ออุปกรณ์สำนักงานทุกครั้ง มาพร้อมพื้นที่ภายในออฟฟิศที่เราต้องสำรองไว้เสมอ กรณีเป็นเครื่องเขียน เช่น ปากกา-สมุด-หนังสือ-ดินสอ-ยางลบ อาจไม่มีปัญหา 

แต่สำหรับการซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่มีขนาดใหญ่ แต่สำหรับกองแฟ้มมหึมาสำหรับเก็บข้อมูลโปรเจคท์ทั้งปี ถาดขนาดใหญ่ไว้ใส่เครื่องเขียนทุกชนิด เครื่องคิดเลขขนาดใหญ่ กระดานไวท์บอร์ดขนาดใหญ่สำหรับระดมสมองทีม เรื่องนี้จะเป็นประเด็นขึ้นมา

นอกจากนี้ ต้องคำนึงถึงการดูแลรักษา (Maintenance) ด้วยเช่นกัน ทั้งในเรื่องของงบประมาณค่าใช้จ่าย ทักษะของเจ้าหน้าที่ในการดูแลและซ่อมแซม รวมถึงตำแหน่งที่วางต้องมีความปลอดภัยมากพอ เช่น กองแฟ้มจะไม่นำไปอยู่ใกล้ตู้กดน้ำ (Water cooler)

5. ภาพลักษณ์องค์กร

ข้อนี้หลายคนอาจมองข้ามไปสิ้นเชิง แถมอาจต้องข้อสงสัยว่าด้วยว่า การซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาตั้งโต๊ะไว้ในออฟฟิศ…ช่วยเสริมภาพลักษณ์ให้องค์กรตรงไหน?

หลายคนไม่รู้ว่าการลงทุนซื้ออุปกรณ์สำนักงานคุณภาพดี เป็นการสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ (Trust building) ทางอ้อมรูปแบบหนึ่ง เพราะมันคือรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ลูกค้าหรือพาร์ตเนอร์ของคุณจะพบเห็นเมื่อเดินก้าวเข้ามาในออฟฟิศ แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ 

คุณอาจเลือกซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่เข้ากับคาแรคเตอร์องค์กร เช่น อุปกรณ์สำนักงานแบบ... 

●    ดูภูมิฐาน…ถ้าคุณเป็นธนาคาร 

●    มีสีสัน…ถ้าคุณเป็นเอเจนซี่โฆษณา 

●    ดีไซน์ฉูดฉาด…ถ้าคุณเป็นแบรนด์แฟชั่น 

●    หรือมีฟังก์ชั่นไฮเทค…ถ้าคุณเป็นสตาร์ทอัพ

และทั้งหมดนี้คือ 5 ข้อต้องรู้! ก่อนซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาไว้ในออฟฟิศ!

สั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานคุณภาพดีได้แล้ววันนี้จากเรา Station S! ด้วยประสบการณ์กว่า 18 ปี เราพร้อมมอบคุณภาพที่คุณไว้ใจได้ มาในราคามิตรภาพเข้าถึงได้ และการจัดส่งอันรวดเร็วทันใจ เพื่อสร้างความประทับใจและตอบโจทย์ความต้องการองค์กรของคุณให้ได้มากที่สุด!

__________________________________________________________

อ่านคอนเทนท์อื่นๆที่น่าสนใจ ต่อได้ที่เว็บไซต์เรา >>>  https://station-s.net/Blog

Station S ลูกค้าไว้ใจ ส่งไว ของได้ทันใจอย่างต้องการ

📞 โทร: 0-2103-2048, 08-5812-5479

💌 อีเมล:   admin@station-s.net

#StationerySupply #Stationery #StationS #ตรายาง #อุปกรณ์สำนักงาน